Manual de usuario

1. Primeros pasos

Cuando el equipo de Vanter crea la cuenta de tu restaurante, un asistente de alta te guía para cargar:

1. Los datos del negocio.
2. Las mesas del salón.
3. El catálogo inicial: categorías, platos con precio y, si los usás, grupos de modificadores (por ejemplo «término de la carne» o «extras»).

Cuando terminás entrás al panel de administración, desde donde se configura y se monitorea todo.

El personal de mesa, de cocina y de caja usa la misma dirección web para iniciar sesión con las credenciales que le crea el admin. En los dispositivos compartidos del salón, cada persona puede además configurar un PIN de 4 a 6 dígitos para entrar rápido: el admin lo define en la ficha del empleado.

2. Roles y accesos

Ember tiene cinco roles. El admin da de alta a cada persona y le asigna su rol; cada quien ve únicamente lo que su rol permite.

3. Piso y mesas

La vista de piso es un mapa de todas las mesas del salón con su estado en vivo: gris si está libre, roja si está ocupada. Desde ahí el mesero abre la mesa y genera el QR y el código para que los comensales se unan desde su celular. Todo se sincroniza al instante entre los dispositivos, así que dos meseros nunca ven estados distintos de la misma mesa.

En el panel de la mesa el mesero imprime la cuenta, transfiere la mesa a otro mesero y agrega un platillo de forma manual. Puede quitar platillos mientras no se hayan enviado a cocina, de uno en uno o seleccionando varios a la vez.

Para un grupo grande que junta mesas, «Unir mesa» agrega mesas libres a una sesión ya abierta (también se puede mantener presionada una mesa y arrastrarla). Las mesas unidas se ven como una sola tarjeta, por ejemplo «M3 + M4», comparten la misma cuenta y se liberan juntas al cerrar; con «Separar» se desune una mientras la sesión sigue abierta.

Reservas. Para una reserva por teléfono del mismo día, el mesero toca «Reservar» en una mesa y anota la hora, las personas, el nombre del cliente y, si quiere, un teléfono y una nota. Solo se reserva para más tarde ese mismo día, y una mesa no puede tener dos reservas a menos de 2 horas. La tarjeta muestra la hora («Res. 19:30») y, desde una hora antes, la mesa se bloquea como «Reservada»: no se puede abrir ni unir a otra sesión. Cuando llega el cliente, cualquier mesero toca «Liberar reserva» y elige el motivo: Llegó el cliente, Canceló, No llegó u Otro. Si nadie llega, la mesa se libera sola 15 minutos después de la hora. El botón «Reservas de hoy» lista todas las del día con su estado.

Si una mesa queda trabada, el admin puede cerrarla sin cobrar indicando un motivo obligatorio: la cuenta abierta se anula y la mesa queda libre. No se puede si la mesa ya tiene pagos confirmados; en ese caso se termina de cobrar o se reembolsa.

4. Carrito colaborativo

El comensal se une a la sesión de su mesa escaneando el QR o ingresando el código de 5 caracteres en el navegador del teléfono, sin instalar ninguna app. Todos los que están en la mesa comparten el mismo carrito y lo ven actualizarse en tiempo real a medida que cada uno agrega platos. Al confirmar, el pedido pasa directo a la cocina.

Para pagar, cada comensal puede avisar desde su teléfono que quiere cubrir su parte y el mesero lo confirma al cobrarle, o el mesero cobra la mesa completa. Si el restaurante tiene fidelización, el comensal ve sus puntos, su nivel y las recompensas disponibles.

5. Comandas en cocina (KDS)

Cada pedido confirmado aparece en la pantalla de cocina y avanza por estados controlados: Pendiente → En preparación → Listo → Entregado. La cocina toca cada tarjeta para moverla de estado, o selecciona varios platos y cambia su estado de una vez; el cambio se refleja al instante en el panel del mesero. Los pedidos que llevan 15 minutos o más sin avanzar se destacan solos en rojo. Cada plato muestra cuánto tiempo lleva en su estado actual y la hora en que entró, y los modificadores aparecen agrupados para leerlos de un vistazo.

Cada comanda lleva un código de ticket (por ejemplo ELPO-KDS-000045) que también sale impreso. Las mesas unidas aparecen juntas, y los pedidos del mostrador se identifican como «PARA LLEVAR #12» o «COMER AQUÍ #12», con el nombre del cliente si se anotó.

6. Cuentas y cobro

Desde el panel de una mesa el mesero ve todo lo pedido, suma ítems manuales que no pasaron por el carrito y calcula la cuenta. La cuenta se puede dividir entre los comensales, en partes iguales o según lo que consumió cada uno; si alguien se va, su parte se reparte entre los presentes. El mesero registra cada cobro en efectivo y, cuando todo está pagado, cierra la mesa con «Cobrar y cerrar mesa». Para cobrar en efectivo tiene que haber un turno de caja abierto.

Impuesto. Cada cuenta guarda el desglose de subtotal e impuesto con el que se calculó, así que un cambio posterior en la tasa no altera las cuentas ya emitidas. Si en Configuración › Facturación está activo «Impuesto incluido en el precio del menú», la cuenta cobra el precio del menú y el impuesto se muestra desglosado dentro de él.

Descuentos y cortesías. Con «Descuento» el mesero rebaja la cuenta completa antes del impuesto, por porcentaje, por monto fijo o como cortesía de platillos, siempre con un motivo. Solo se puede mientras nadie haya pagado. Hasta el «Descuento máximo sin autorización» que define el admin, el mesero lo aplica solo; por encima de ese porcentaje, y en toda cortesía, Ember pide el correo y el PIN de un administrador.

Anulaciones y reembolsos. Una cuenta se puede anular, con motivo, antes de que entre cualquier pago. Un pago ya confirmado se puede reembolsar completo o en parte, también con motivo; si la cuenta ya está pagada, el reembolso genera una nota de crédito numerada (ver Facturación autorizada por la DGI). Todo queda registrado: quién lo hizo, cuándo y por cuánto.

Código de la cuenta. Cada cuenta pagada recibe un código correlativo propio del restaurante, por ejemplo ELPO-000123: las primeras letras del nombre del negocio y un número sin saltos. El número se asigna en el momento del cobro, no al calcular la cuenta, así que una cuenta anulada antes de pagarse no gasta número. El código aparece en el recibo, en los listados de pagos y en las exportaciones.

Hoy Ember registra los cobros en efectivo; el pago digital con tarjeta todavía no procesa dinero real.

7. Caja y turnos

El Contador abre el turno de caja contando el fondo inicial billete por billete y moneda por moneda; el total se calcula solo, nunca se escribe a mano. Durante el turno registra los movimientos de efectivo que no son ventas (entradas y salidas, siempre con un motivo) y ve en vivo los pagos del turno. En la tabla de pagos hay un buscador: escribiendo el código de una cuenta, por ejemplo ELPO-000123, se filtra y se encuentra al instante sin recorrer todo el listado.

Dólares en caja. Si el restaurante recibe dólares, el admin define el «Tipo de cambio (C$ por US$)» en Configuración › Facturación. El tipo de cambio se usa en los turnos que se abran después de guardarlo y no se puede cambiar mientras haya una caja abierta. En el conteo aparecen entonces los billetes en US$ junto a los córdobas, y Ember los convierte para dar un solo total en córdobas. Al cobrar en el mostrador, el mesero puede anotar lo «Recibido en US$» y Ember calcula el vuelto. Si el campo queda vacío, no se reciben dólares.

Vencimiento. Cada turno tiene un horario de cierre. Si se pasa, Ember avisa y deja prolongarlo, por ejemplo 1 hora, o cerrarlo; mientras está vencido no se pueden registrar cobros en efectivo. Para cerrar no puede haber mesas abiertas ni cajas de mostrador abiertas.

Cierre. El cierre es un arqueo a ciegas: el Contador cuenta el efectivo por denominación y Ember le repite el total contado para que lo confirme («Sí, cerrar») o lo corrija («Corregir conteo»). Recién entonces muestra lo esperado, lo contado y la diferencia, marcada como Sobrante, Faltante o Cuadra. Las cajas de mostrador se cierran igual. Se puede anotar una nota para explicar una diferencia. El admin consulta después el historial de turnos y el Corte Z, con quién abrió y cerró, las prórrogas, las cuentas anuladas, los reembolsos con su nota de crédito y, si hubo dólares, el tipo de cambio del turno.

8. Cajón de dinero y cobros en efectivo

Cuando el mesero registra un cobro en efectivo, el Contador lo ve como pendiente en «Cobros en efectivo por recibir», con aviso sonoro. Al tocar «Recibir y abrir caja», Ember marca el efectivo como recibido y abre el cajón de dinero físico a través de la impresora. Si falla, se puede reintentar; también se puede omitir la apertura.

El Contador y el admin también pueden abrir el cajón manualmente sin una venta, indicando siempre un motivo, y queda registrado. Los cobros que no se recibieron antes del cierre aparecen listados en el diálogo de cierre. Para esto, la impresora que tiene el cajón conectado debe estar marcada como tal en Configuración › Hardware › Impresoras.

9. Cajas de mostrador

Cuando hay varias personas cobrando, cada una puede tener su propia caja dentro del turno.

1. Al abrir el turno, el Contador elige cuántas cajas habrá (de 0 a 10).
2. Después prepara cada caja con un fondo y le asigna un mesero. Ese fondo sale del efectivo de la caja principal.
3. El mesero abre su caja desde «Mi caja» con su PIN personal (o su contraseña) y cuenta el fondo, que tiene que coincidir.

Mientras trabaja, el mesero ve el fondo, sus ventas en efectivo, el efectivo esperado, los movimientos y el registro de cada venta que cobró. Si hace falta mover dinero, el Contador registra una entrega de efectivo entre la caja y la principal.

Al terminar, el mesero cierra su caja contando por denominación y ve su diferencia. El efectivo contado pasa a la caja principal. Si el mesero no está, el Contador puede cerrarla por la fuerza con una nota obligatoria, y puede cancelar una caja que todavía no se abrió. El turno solo se cierra cuando todas las cajas están cerradas, y la diferencia total del día suma la caja principal y todas las de mostrador.

10. Mostrador (venta directa)

Para vender sin abrir una mesa, el mesero entra a Mostrador desde el menú inferior (icono de tienda). Necesita un turno abierto y su propia caja abierta; si falta alguno, la pantalla lo indica y lleva a «Mi caja». A la izquierda están los productos, con los mismos modificadores que en una mesa, y a la derecha el pedido que se va armando. Por defecto la venta es «Para llevar»; se puede cambiar a «Comer aquí» y anotar el nombre del cliente.

Al tocar «Cobrar», Ember calcula el total exacto, el mesero ingresa el monto recibido y ve el vuelto. Al confirmar, la venta queda registrada en su caja, el pedido va a la cocina y se muestra el número de turno del día (que vuelve a empezar en 1 cada día), el código de la cuenta y un botón para imprimir el ticket. Un doble clic o un reintento por mala conexión nunca cobra dos veces. Si se recarga la página, el pedido en curso se conserva.

La venta en mostrador se cobra solo en efectivo y está disponible desde el plan Pro.

11. Analítica y exportación

El panel de analítica del admin muestra ventas totales, cantidad de cuentas pagadas, ticket promedio y los productos más vendidos, con filtros por día, semana, mes y año. Además desglosa el desempeño por producto y por mesa, para ver qué se vende y qué mesa rota más, e indica el rango de fechas con datos.

La tarjeta «Ventas por servicio» separa lo vendido en el restaurante de lo vendido para llevar, y lo cobrado en mesas de lo cobrado en el mostrador. Los datos se actualizan a medida que entran los pagos.

En Configuración › Exportar datos se descarga la información del restaurante en Excel, para un rango de fechas o todo el historial si las fechas quedan en blanco. Además de las ventas (con una columna de tipo de servicio), incluye hojas de auditoría: pagos, turnos de caja, cajas de mostrador, anulaciones y reembolsos.

12. Impresión de comandas, recibos y cajón

Ember imprime comandas para la cocina y recibos para el cliente a través de un agente de impresión que corre en una computadora del local.

1. Descargá el agente desde Configuración › Hardware › Impresoras.
2. En esa misma pantalla creá el agente y obtené un código de emparejamiento de 10 caracteres, válido unos 15 minutos.
3. En el agente elegí Nube o Local (Ember Hub), pegá el código y queda conectado.

Después el agente vive en la bandeja del sistema, se reconecta solo y recibe los trabajos automáticamente cuando se confirma un pedido o se cobra una mesa.

Soporta impresoras térmicas (ESC/POS) y también impresoras comunes con driver, como las de tinta, para locales que no tienen una térmica dedicada. Cada impresora se registra con un rol: Cocina o Recibo. El agente también abre el cajón de dinero a través de la impresora que lo tenga conectado. Desde el agente se puede imprimir una página de prueba.

En Configuración › Hardware › Impresoras, la lista «Trabajos recientes» muestra lo último que se mandó a imprimir; desde ahí el admin puede «Reimprimir» un trabajo o cancelar los pendientes.

13. Configuración del restaurante

En Configuración el admin ajusta:

• Marca y Negocio: logo, colores y datos del negocio, incluidos razón social, RUC, dirección fiscal y teléfono.
• Menú: si se muestran los platos agotados y la búsqueda.
• Facturación: símbolo de moneda, tipo de cambio para dólares, impuestos (tasa y si están incluidos en el precio), descuento máximo sin autorización, propinas sugeridas y la facturación autorizada por la DGI.
• Pasarela de pagos.
• Ticket: formato, logo y vista previa del recibo.
• Hardware: impresión automática e impresoras.
• Espacio: cuántas mesas tiene el restaurante.
• Horario: el horario semanal y la zona horaria del restaurante, que define cuándo empieza el día para el número de turno del Mostrador y para las reservas.
• Fidelización: puntos, niveles y catálogo de recompensas.
• Información y Exportar datos.
• Plan (en la versión en la nube): el plan contratado, su fecha de inicio y la próxima renovación.

Fuera de Configuración, el admin tiene Inventario (categorías, platos, modificadores y stock), Personal (alta de empleados, rol, PIN de acceso rápido y restablecimiento de contraseña), Analíticas y Registros (caja: historial de turnos y Corte Z; y reservas por día con su estado y motivo). Cada pantalla tiene un botón de ayuda que abre un recorrido guiado de esa sección.

14. Facturación autorizada por la DGI

14.1 Qué es y cuándo activarla

Un restaurante en Nicaragua puede pedirle a la DGI que autorice a Ember como su Sistema de Facturación Computarizada (Disposición Técnica 09-2007). Con esa autorización, el recibo que imprime Ember es la factura legal y ya no hace falta el talonario impreso.

El modo es opcional y viene apagado. Activalo solo cuando la DGI te haya entregado el número de autorización. Mientras esté apagado, el recibo sale exactamente como siempre y seguís usando tu talonario de facturas. El modo está disponible en todos los planes.

14.2 Requisitos y activación

1. En Configuración › Marca y Negocio completá Razón social, RUC / NIT, Dirección fiscal y Teléfono. Estos datos de identidad legal se pueden editar en cualquier plan.
2. En Configuración › Facturación, en la tarjeta «Facturación autorizada por la DGI», escribí el Número de autorización de la DGI (hasta 40 caracteres).
3. Activá «Facturar con autorización de la DGI» y guardá los cambios.

Si falta alguno de los datos, Ember no deja activar el modo: la tarjeta muestra «Para activarla faltan:» con la lista de campos y un botón «Completar en Marca». El cambio se aplica a los tickets que se impriman desde ese momento.

14.3 La factura impresa

Con el modo activo, cada recibo sale como factura de contado:

• Arriba, la razón social, el RUC, la dirección y el teléfono, siempre, aunque el ticket tenga apagada la opción de mostrar los datos del negocio.
• La leyenda FACTURA DE CONTADO y el número de la factura (No. ELPO-000123) con la fecha y la hora.
• El desglose de subtotal e impuesto, siempre («Impuesto incluido» si los precios del menú ya lo incluyen). Si el restaurante no cobra impuesto, sale la línea en cero.
• Al final, alineado a la derecha, Autorizacion DGI No. con tu número de autorización.

                El Portal
        Restaurante El Portal S.A.
           RUC: J0310000000001
         Km 5 Carretera a Masaya
              Tel: 2222-3333
Mesa 4
FACTURA DE CONTADO
No. ELPO-000123             07/10/26 19:42
------------------------------------------
2 Tacos                           C$180.00
------------------------------------------
Subtotal                          C$156.52
Impuesto incluido (15%)            C$23.48
TOTAL                             C$180.00
------------------------------------------
          Gracias por su visita
             Autorizacion DGI No. 123-2026

La vista previa de Configuración › Ticket muestra la factura tal como se imprime; sirve como muestra del formato para la solicitud ante la DGI. Mientras el modo esté activo, las opciones «Mostrar RUC, dirección y teléfono» y «Mostrar desglose de impuestos» aparecen encendidas y bloqueadas, con la nota «Obligatorio con facturación DGI».

14.4 Numeración consecutiva

• Cada factura lleva el código del restaurante y un número consecutivo: ELPO-000123.
• El número se asigna en el momento del cobro, nunca antes. Desde la versión 0.10.0, una cuenta que se anula antes de pagarse no gasta número, así que la serie impresa no tiene saltos.
• La serie es la misma que el restaurante ya venía usando: al activar el modo DGI continúa, no vuelve a empezar.
• Dos cobros simultáneos nunca reciben el mismo número.
• Las cuentas pagadas no se borran: quedan en el historial de turnos, en el Corte Z y en las exportaciones.

14.5 Devoluciones y notas de crédito

Cada reembolso de una cuenta ya pagada (es decir, ya facturada) genera una nota de crédito con su propia serie consecutiva: ELPO-NC-000001. Devolverle su parte a un comensal mientras la cuenta sigue abierta no es una nota de crédito, porque todavía no existe factura: queda registrado como reembolso, sin número.

1. Desde el pago, el mesero toca «Reembolsar», indica el monto (todo o una parte) y el motivo.
2. Si la cuenta ya estaba pagada, al registrarlo la ventana muestra «Nota de crédito ELPO-NC-000001» y el botón Imprimir nota de crédito, para entregarla al cliente.
3. Con el modo DGI activo y, en Configuración › Hardware, «Impresión automática de comandas» e «Imprimir recibo para el cliente» encendidos, la nota se imprime sola.

La nota impresa dice NOTA DE CREDITO, su número y fecha, la factura a la que corresponde (Ref. Factura No. ELPO-000123), el cliente si se anotó, el motivo, el subtotal, el impuesto y el TOTAL DEVUELTO, una línea de firma «Recibido:» y, en modo DGI, la autorización al pie. Un reembolso que se rechaza no gasta número. En la auditoría de cada turno, la columna «Nota de crédito» muestra el número de cada reembolso.

14.6 Reimpresión y consultas

• Factura: al cerrar la mesa, con la cuenta ya cobrada, el mesero la imprime con «Imprimir cuenta»; en el mostrador, con «Imprimir ticket» al confirmar la venta.
• Nota de crédito: con «Imprimir nota de crédito» en la ventana del reembolso.
• Más tarde: en Configuración › Hardware › Impresoras, «Trabajos recientes» lista las últimas impresiones y el admin puede «Reimprimir» cualquiera de ellas.
• Consultas: las facturas se buscan por código en los pagos del turno; las notas de crédito aparecen en la columna «Nota de crédito» de la auditoría de cada turno. Ambas se revisan en el historial de turnos y se descargan en las hojas de auditoría de Configuración › Exportar datos.

15. Sucursales (plan Enterprise)

Con el plan Enterprise, un mismo dueño maneja varias sucursales. Cada sucursal es un restaurante completo: su menú, sus mesas, su caja, sus turnos, su personal, sus QR y su numeración de facturas. Las sucursales las crea el equipo de Vanter.

• Cambiar de sucursal: Configuración › Sucursales › «Cambiar sucursal». Elegí la tarjeta de la sucursal; el panel se recarga en ella. Arriba, junto al nombre del negocio, siempre ves en qué sucursal estás.
• Quién cambia: solo el administrador (el dueño). Meseros, cocina, caja y contador trabajan en una sola sucursal.
• Métricas de todas: Analítica › «Todas las sucursales»: ingresos, cuentas, ticket promedio, ventas en el tiempo por sucursal y una tabla comparativa.
• Menú de una sucursal nueva: en Menú, con el menú vacío, «Copiar menú de otra sucursal» trae categorías, platos, modificadores y fotos. El inventario no se copia.
• Moneda y zona horaria son las mismas en todas las sucursales: si las cambiás en una, cambian en todas.
• Si el plan baja de Enterprise, las sucursales extra quedan bloqueadas (sus datos se conservan) y vuelven al regresar a Enterprise.

16. Solución de problemas

• El comensal no puede unirse por QR: verificá que la mesa tenga una sesión abierta y que el teléfono tenga internet; siempre podés dictarle el código de 5 caracteres de esa mesa.
• La impresora no imprime: confirmá que la computadora con el agente de impresión esté encendida y conectada, que la impresora tenga papel y que esté registrada con el rol correcto en Configuración. Si el agente queda en «Conexión perdida» o en «Verifica que el servidor esté encendido», instalá la versión más reciente del agente desde Configuración: las versiones viejas pueden dejar de entender al servidor tras una actualización.
• Un pedido no aparece en cocina: solo pasan los pedidos confirmados; lo que queda en el carrito sin confirmar no se envía. Revisá también que la pantalla de cocina esté abierta con una sesión activa.
• No se puede cobrar en efectivo: tiene que haber un turno de caja abierto por el Contador. Si el turno está vencido, el Contador lo prolonga o lo cierra y abre uno nuevo.
• En Mostrador aparece «Abre tu caja antes de vender»: el Contador debe preparar tu caja y vos abrirla desde «Mi caja» con tu PIN.
• Un descuento pide el PIN de un administrador: supera el descuento máximo sin autorización, o es una cortesía; un admin debe ingresar su correo y su PIN.
• No me deja activar la facturación DGI: la tarjeta lista los datos que faltan («Para activarla faltan:»); completalos en Configuración › Marca y Negocio y escribí el número de autorización.
• No puedo cambiar el tipo de cambio: hay una caja abierta; se cambia al cerrarla.
• No ves un módulo o una acción: casi siempre es porque tu rol no tiene acceso a esa parte. Pedile al admin que revise tu rol.